Jak stworzyć listę wymagań w projektach biznesowych

Temat „jak stworzyć listę wymagań w projektach biznesowych „  jest bardzo poszukiwany w internecie. Wychodzi na to, że stwarza sporo problemów.

Mój poprzedni artykuł jest jednym z najczęściej czytanych artykułów w temacie zarządzania projektów.

1. Zwykle zaczynam rozmowy od analizy briefu i zapytania ofertowego, aby zanalizować ogólne wymagania klienta.
   • czasami zlecenie polega na stworzeniu specyfikacji technicznej systemu IT – tutaj mój poprzedni artykuł
   • w większości przypadków wysyłam swój własny brief do stworzenia kampanii marketingowej, strategii,  lub procesu sprzedażowego w przypadku wdrożenia CRM
   • w przypadku wsparcia technicznego – to klient wybiera usługi z naszej listy i w ten sposób tworzymy wymagania projektowe, które często obejmują nie tylk kwestie techniczne, ale i organizacyjne, pracownicze.
   • trochę inaczej wygląda sytuacja, gdy jesteś Project Menedżerem wewnątrz firmy i musisz zebrać te wymagania sam. Zwykle sytuacja wygląda tak, że szef zgłasza się do Ciebie, że trzeba coś wykonać, że jest taka a taka potrzeba, wizja, strategia i są na to takie a nie inne pieniądze.  Warto jednak zacząć od tych podstawowych pytań:

#	Pytanie
1	Czy jest to projekt krytyczny dla misji firmy czy jej strategii?
2	Jaki ma zasięg ten projekt – lokalny, regionalny, krajowy, globalny?
3	Czy jest to projekt badawczy, innowacja?
4	Czy jest ten projekt częścią jakiegoś programu?
5	Jaki jest planowany budżet projektu? Jaki tier?
6	Kto jest sponsorem
7	Kto jest stakeholderem
8	Czy podobne projekty były w przeszłości w firmie?

1. Potem po otrzymaniu tzw. ogólnych wymagań, spisuję własne pytania do każdego z wymagań, aby jak najbardziej uszczegółowić listę wymagań projektowych przed podpisaniem umowy.
2. Organizuję krótką rozmowę telefoniczną i zadaję moje pytania.
3. W końcu tworzę tabelkę z wymaganiami i odpowiedziami, tworząc dłuższą i bardziej szczegółową listę. Często korzystam z Google Sheets lub Excela. Poniżej przykład takiego dokumentu ( niestety po angielsku, bo większość moich klientów tego wymaga)

Przygotowuję ofertę dla klienta

1. Po akceptacji  oferty przez klienta tak naprawdę zaczyna się prawdziwa praca nad wymaganiami i umową.
2. Jeśli jesteś pracownikiem firmy, to wysyłasz RFP czy brief, czyli zapytanie ofertowe do wybranych wykonawców, lub zlecasz to do swojego Działu Zakupów.

Jak stworzyć listę wymagań w projektach biznesowych

W zależności od typu projektu mam inną bazową listę składowych wymagań projektowych: funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, organizacyjnych i procesowych.

Procesów biznesowych jest wiele

wg Wikipedii można podzielić je na dwie grupy:

• Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego.
• Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np: zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż.
• Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np: księgowość, rekrutacja, wsparcie techniczne.

Pracując przez 15 lat globalnych firmach zawsze pracowałam nad projektami lub programami, które były usprawnieniem procesu biznesowego, np. marketing czy sprzedaż, lub innowacją w tych procesach, np. gdy pojawiła się sprzedaż online. Wykonując usługi doradcze dla małego biznesu od 9 lat wykorzystuję tą wiedzę. Proces biznesowy może jest mniej skomplikowany w małych firmach, ale wymaga podobnego podejścia do analizy i optymalizacji.

Przykład – Wprowadzenie systemu ERP

ERP dotyka praktycznie wszystkich procesów w firmie, dlatego każda zmiana czy wprowadzenie systemu ERP jest strategiczną i dość kosztowną decyzją o wprowadzeniu zintegrowanego systemu wszystkich głównych procesów.

Oszczędności na usprawnieniu procesów są tutaj znaczące – ok. 10-20% kosztów.

Jednak wiele firm ma ogromne problemy przy wdrażaniu takiego systemu, gdyż projekt trwa czasami 2-3 lata, a biznes i otoczenie biznesowe zmienia się non-stop. Ostatnio Lidl wycofał się z wprowadzenia SAP ( Wrzesień 2018) po 5 latach prac nad tym.

Małe firmy mogą zacząć od wprowadzenia systemu magazynowo-księgowego, HR, a potem rozbudowywać ten system o nowe narzędzia. Z moich obserwacji wynika, że większość tak postępuje, a systemy księgowo-magazynowe stają się powoli ERP, gdyż dodawane są nowe moduły i integracje z innymi aplikacjami.

Takie stopniowe wdrażanie systemu oczywiście może komplikować tworzenie listy wymagań projektów biznesowych, a potem jej utrzymanie i wykonanie tych wymagań, co jest częścią zarządzania projektem. Potem okazuje się, że ta lista wymagań zaczyna być używana do kolejnych projektów.