Zoho Remotely i praca zdalna z rozproszonymi zespołami
to nowa norma w erze Covid-19.
Świat odchodzi od koncepcji scentralizowanych operacji biurowych, gdyż większość z nas zaczęło pracować z domu.
Pracuję w taki sposób od 2008 roku. Wcześniej w Procter&Gamble byłam 3 dni w biurze i dwa dni w domu.
Odkąd prowadzę swój biznes od 2012 zarządzam praktycznie non-stop rozproszonymi zespołami, projektami i pracuję zdalnie z klientami, żyjącymi w USA, w Europie czy Azji.
Ostatnio czytając prasę z wystrojem wnętrz, który jest moim hobby, dowiedziałam się, że do łask wracają domowe gabinety i biura.
Potrzeba wyciszenia i izolacji od domowników jednak jest bardzo ważna dla większości z nas. Po prostu wszyscy wiemy, że praca wymaga skupienia.
Korzystając z odpowiedniego zestawu aplikacji, możesz pozostać w kontakcie ze swoim zespołem i być na szczycie swojej produktywności, bez względu na to, gdzie ty lub twój zespół się znajduje.
Zoho w 3 dni stworzyło najbardziej kompleksowy pakiet wzajemnie połączonych aplikacji internetowych i mobilnych, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi komunikować się, współpracować i być jednocześnie produktywnym.
Uwaga: Remotely będzie dostępny za darmo do 1 września 2020 r.
To właśnie jest Zoho Remotely
Spotykaj się online i komunikuj z dowolnego miejsca
Na co dzień używam Zoho Cliq, który jest podobny do Slack.
Można tworzyć tak samo kanały i zarządzać wieloma czatami, rozpocząć rozmowę wideo lub audio ze swoim zespołem. Udostępnianie w łatwy sposób plików, czy zamiana wiadomości na zadania i nie tylko – bezpośrednio z czatu – to są świetne rozwiązania Cliq, oczywiście połączone z innymi chmurami i aplikacjami Zoho.
Zoho Meeting jest aplikacją do prowadzenia spotkań i webinarów. Używam jej od kilku lat, po mojej decyzji o przenosinach z Zoom i Uberconference. Można tutaj w prosty sposób nagrywać sesje i dzielić się tymi nagraniami z użytkownikami. Dodatkowo jest fajnie zintegrowane z Zoho Mail i Zoho CRM.
Trzecią aplikacją jest ShowTime, narzędzie do prowadzenia webinarów na wiele osób. Używane przede wszystkim przez firmy szkoleniowe i coachingowe.
Niezależnie od tego, czy organizujesz pracę zdalną – np. spotkanie zespołu, sesję szkoleniową, telefon do działu obsługi klienta, czy ważną prezentację sprzedażową, pakiet aplikacji Remotely umożliwi Ci prowadzenie całej komunikacji biznesowej online.
Bezproblemowa współpraca zdalna z dowolnego miejsca
W Remotely dodano aplikacje do zarządzania projektami Zoho Projects i Sprint, oraz Workdrive dla zespołu.
W prosty sposób możesz planować i monitorować projekty, przydzielać zadania, ustalać priorytety zadań i spraw, aby praca była efektywna.
Używam codziennie w swoim biznesie.
Zdalna pomoc z dowolnego miejsca w Zoho Remotely
W pakiecie jest też Zoho Assist do zdalnej pomocy dla pracowników czy Twoich klientów.
Zrozumienie bieżących problemów, bezpieczne udostępnianie plików pomocy i łatek w celu rozwiązywania zapytań klientów.
Druga nowa aplikacja Zoho Lens jest dobrym rozwiązaniem dla różnych helpdesków, serwisów naprawczych.
Zobaczysz, co widzi Twój klient, klikaj i dodawaj adnotacje do zdjęć, zdobywaj głębsze informacje dzięki technologii rzeczywistości rozszerzonej i zapewniaj zdalną pomoc.
Uzyskaj produktywność podczas pracy zdalnej
Zwiększ produktywność dzięki aplikacjom biurowym Zoho zaprojektowanym do współpracy: Zoho Sheet, Writer czy Show, odpowiedniki Excela, Word czy Powerpoint.
Praca zdalna będzie zdecydowanie łatwiejsza.
Uwaga:
- Zoho Remotely jest uruchamiane na 100 licencji użytkownika, jeśli Twój zespół będzie wymagał dodatkowych licencji, skontaktuj się z [email protected]
- Jeśli jesteś płatnym lub próbnym klientem któregokolwiek z pakietów Zoho, które obejmują Zoho One, CRM Plus, Workplace, IT Management lub People Plus, nie będziesz mieć dostępu do aplikacji wspólnych dla tych pakietów i zdalnie. Możesz nadal korzystać z aplikacji oddzielnie dla pakietów.
Oto kilka wskazówek, jak pracować zdalnie z Zoho Remotely
- Pozostań dostępny w aplikacjach do przesyłania wiadomości i połączeń zdalnych, gdy reszta zespołu pracuje. To pokazuje kolegom, że jesteś dostępny i że możesz się z nimi natychmiast skontaktować. Gdy będziesz mniej dostępny, odpowiednio ustaw swój status komunikacji. Na przykład. „W porze lunchu” lub „Zajęty”. To można wpisać na Zoho Chat lub Skype.
- Niestety istnieje kilka zadań, które można wykonać tylko za pomocą rozmowy telefonicznej czy video konferencji. Przygotuj się na odbieranie połączeń służbowych. Maile nie wystarczą.
- Pracując ze współpracownikami w różnych strefach czasowych, planuj połączenia i spotkania we wzajemnie dogodnym czasie. Jeśli czas nie jest dla ciebie zbyt dogodny, powinieneś czuć się swobodnie informując innych.
- Nie mów „Cześć” w aplikacjach do przesyłania wiadomości i poczekaj, aż inni odpowiedzą. Druga osoba zgaduje. Zamiast tego dodaj 2 wiersze wyjaśniające, dlaczego próbujesz się z nimi skontaktować.
- Kierując zdalnymi zespołami, przejmij inicjatywę i rozpocznij rozmowę o statusie pracy. Nie czekaj, aż koledzy z drużyny udzielą ci aktualizacji na ten dzień.
-
Bądź klarowny
- Pokazuj wyniki pracy odpowiednim zainteresowanym stronom w zespole. Zwiększa to twoją wiarygodność i zaufanie, którym darzą cię koledzy.
- Jednym z kluczowych aspektów pracy zdalnej jest stworzenie kultury współpracy. Przełączanie między aplikacjami do przesyłania wiadomości i kanałami przez cały dzień nie jest najlepszym sposobem na zwiększenie produktywności.
- Czekanie na odpowiedź na maila, nie zawsze działa. Proponuje jednak krótkie spotkania, chat, rozmowy telefoniczne i sprawy zostaną wyjaśnione.
- Ważne jest, aby każdego dnia poświęcić kilka godzin na samodzielną pracę. Pomaga, kiedy można rozróżnić między tym, co ważne, a tym, co pilne. Tego nauczyłam się przez około 12 lat pracy zdalnej. W moim kalendarzu blokuje czas na własną pracę i nie przyjmuje w tym czasie żadnych zaproszeń czy nie organizuje spotkań.
- Aby ułatwić zdalną współpracę, dobrze jest często dokumentować ważne rzeczy, zwłaszcza gdy pracujesz zdalnie. Na przykład dzielenie się pomysłami w dokumencie ze współpracownikami przed rozmową lub po jej zakończeniu pomaga im lepiej się przygotować i uchronić Cię przed ewentualnymi błędami w komunikacji. Dzięki temu wszyscy będą na tej samej stronie (lub będą mieli lepszy kontekst) przed rozpoczęciem rozmowy.W przypadku zespołów najlepiej jest utworzyć wspólne repozytorium treści. Przyspiesza to proces udostępniania i współpracy. Zoho Workdrive i Zoho Project mają takie repozytoria. Można tworzyć nawet strony z treścią do każdego projektu.
- Warto też organizować spotkania online tzw. prywatne z pracownikami podczas lunchu, przecież jesteśmy ludźmi i lubimy porozmawiać i spotykać się na żywo. Pandemia niestety wyłączyła wiele takich możliwości. W Polsce wszystko wraca do normy, ale już wiemy, że nawet sesje medytacyjne z grupą wsparcia są możliwe do przeprowadzenia przez narzędzia biurowe jak Zoho Meeting czy Zoom.
Podsumowanie
Praca zdalna naprawdę wymaga dużego zaangażowania, dyscypliny i motywacji.
Opanowanie zdalnej pracy może zająć kilka dni lub kilku miesięcy. Zoho Remotely na pewno w tym pomoże, ale to jest tylko zestaw narzędzi.
Każdy z nas po czasie zbuduje swoje nawyki używania tych aplikacji.
Popieram taka inicjatywę Zoho. Zbudowanie Zoho Remotely to bardzo fajny pomysł.
Nasze podobne artykuły
